conges-abscences-antemeta

AntemetA améliore sa performance avec FIGGO, solution de gestion des congés & absences

Un spécialiste du stockage de l’information

Créée en 1995, AntemetA, filiale du groupe K-Ante qui compte aujourd’hui plus de 80 collaborateurs, se positionne sur le marché dynamique des nouvelles technologies de l’information et de la communication.
Plus précisément, AntemetA fournit et intègre des plateformes informatiques dédiées au traitement et au stockage de l’information. La société propose en parallèle toute une palette de services autour de cette offre : Audit, Conseil, Maintenance…

Un besoin d’adapter la gestion des congés et absences à la structure du groupe

Avec une multiplication par 10 du nombre de salariés depuis sa création, le mode de gestion des congés et absences du groupe n’était plus adapté à sa structure et à sa taille. Effectivement « les demandes de congés et absences se faisaient à l’aide d’un formulaire réalisé sur un tableur » nous explique Stéphane Motillon, Directeur Administratif et Financier d’AntemetA. « Le salarié devait le remplir, l’imprimer et le présenter à son supérieur hiérarchique en conservant une copie. Les formulaires étaient ensuite envoyés mensuellement à un prestataire de gestion de la paie pour une prise en compte manuelle dans les bulletins de paie » : un processus en définitive long et peu fiable.

Charlotte Daviau, qui a conduit le projet en interne, nous précise que, d’après une enquête réalisée au sein du groupe, 82% des salariés étaient insatisfaits par ce mode de gestion. Le manque de visibilité des compteurs de congés et absences, la longueur du processus, et la possibilité de perte d’informations ont été les principales raisons invoquées pour expliquer ce mécontentement.

L’acquisition d’un logiciel de gestion des congés et absences s’est donc révélée indispensable pour le groupe afin de simplifier, clarifier et fiabiliser cette gestion. « FIGGO s’est ainsi distingué grâce à ses fonctionnalités multiples et à une ergonomie hors du commun ».

Une mise en œuvre simple et rapide

La mise en œuvre de la solution au sein du groupe a été très rapide et surtout « cela nous a permis d’identifier et de réguler les défaillances de notre ancien système » nous indique Stéphane Motillon.
La formation du personnel n’a été qu’une simple formalité : « nous leur avons rapidement présenté les grandes lignes et les fonctionnalités de FIGGO lors d’une réunion. Sa simplicité d’utilisation et son ergonomie ont fait le reste ! ».

Une solution efficace qui améliore la performance du groupe

Les bénéfices pour le groupe suite à la mise en place de FIGGO sont indéniables. Chacun apprécie FIGGO qui apporte la souplesse d’un outil « full web », la réactivité d’une interface mise à jour en temps réel et disponible à tout moment, ainsi qu’un suivi efficace des congés et absences.

Le service Ressources Humaines apprécie le gain de temps. « Avant, deux jours par mois étaient nécessaires à la gestion des congés et absences. Désormais, 20 minutes suffisent ! » se félicite Stéphane Motillon. « L’interface nous a également permis de réaliser d’importantes économies de papiers ce qui s’inscrit dans une logique de développement durable ». En outre, le service RH apprécie les fonctionnalités de reporting de la solution : des statistiques peuvent être extraites pour suivre au quotidien des indicateurs-clés (taux d’absentéisme, suivi des compteurs…).

Les managers peuvent désormais en quelques clics valider les congés de leurs collaborateurs et gérer de manière prévisionnelle les congés et absences de leurs équipes. « Les plannings affichés sous FIGGO permettent aux managers d’avoir une vision globale des présents et absents de leurs services. Cela évite des prises de congés simultanées au sein de la même équipe ».

Les salariés de AntemetA ont également gagné en autonomie avec la possibilité d’accéder en temps réel à leurs compteurs de congés et à l’historique de leurs demandes. Les demandes sont traitées dans les meilleurs délais grâce à l’automatisation du processus de validation par leurs responsables hiérarchiques. « Ils ont désormais une très bonne visibilité de leur situation » précise Stéphane Motillon. « L’interface est attrayante et leur permet d’accéder rapidement aux informations légales et conventionnelles concernant leurs droits ». Aujourd’hui plus de 90% des salariés sont satisfaits de la mise en place de FIGGO.

Stéphane Motillon résume la solution : « Par l’enrichissement de notre processus de gestion des congés et absences, FIGGO nous a permis d’optimiser notre organisation et donc, d’améliorer notre performance ! ».