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FIGGO rentre à l’école pour optimiser la gestion des congés & absences

Une école pour devenir remarquable

Créé il y a plus de 45 ans, le groupe IDRAC propose différentes formations initiales, alternées ou continues pour préparer un diplôme Bac+5 dans 4 domaines : commerce, communication, environnement et architecture.

Avec ses 7 implantations en France, ses partenariats à l’international, son association des anciens et ses relations de proximité avec les entreprises locales, le groupe IDRAC a su tisser un réseau fort, particulièrement bénéfique pour ses 4000 étudiants.

Ses valeurs-clés reposant sur le développement de la personnalité des étudiants, l’enseignement de savoir-faire opérationnels et professionnels, l’ouverture sur le monde en font une école particulièrement prisée en France.

A Lyon, où se situe la direction nationale du groupe, l’IDRAC est membre, depuis 2004 d’une université professionnelle internationale (avec les écoles IGS, 3A et IFAG) et dispose d’un campus de 15000m². Les 2500 IDRACiens de Lyon sont encadrés par une équipe pédagogique et administrative de plus de 650 personnes. Le chiffre d’affaires du groupe s’élève à 35 millions d’euros dont 18 millions d’euros uniquement pour l’école de Lyon.

Simplifier le workflow de la demande de congés

Nicolas Reymond, directeur administratif et financier du groupe, nous explique que la gestion des congés & absences du personnel administratif et des enseignants permanents de l’école lyonnaise (106 personnes) était particulièrement complexe : la demande de congés se faisait par email, puis, l’assistante du directeur général adjoint centralisait les demandes et faisait un tableau de synthèse. Celui-ci validait les congés après consultation des responsables de service. Le planning actualisé était ensuite envoyé au service RH pour intégration manuelle dans le logiciel de paie Sage.

« Cette gestion prenait non seulement beaucoup de temps mais en plus cela engendrait de nombreuses relectures, des risques d’erreur, des problèmes de coordination des congés dans un même service ». En plus, « les salariés ne disposaient pas de suivi de leurs compteurs de congés, hormis une fois par mois sur leur fiche de paie » ajoute Virginie Meyer, Responsable Paie.

Un ancien élève de l’école évoque FIGGO, logiciel de gestion des congés & absences. « Nous avons vu la vidéo de présentation de l’outil sur le site Internet de DIMO Software et nous avons été très rapidement convaincus : l’outil est simple, clair, il correspond exactement au système de workflow que nous souhaitions mettre en place. Un rapide benchmark des solutions existantes nous a conforté dans notre choix » explique M. Reymond.

FIGGO, premier de la classe

En 15 jours l’outil est installé et paramétré. « DIMO Software a su installer la solution et intégrer nos données de façon remarquable » note Nicolas Reymond.

Le directeur général adjoint a envoyé un email à l’ensemble des salariés pour les informer de l’acquisition de ce nouvel outil et les inviter à poser leurs congés d’été via FIGGO, disponible depuis l’intranet de la société.
« L’outil est tellement convivial et simple d’utilisation que les salariés l’ont tout de suite adopté » note Virginie Meyer.

Désormais l’ensemble des congés et absences (congés payés, RTT, jours de récupération, jours de formation…) sont gérés via l’outil.
Les salariés peuvent suivre en temps réel leurs compteurs et leurs plannings. « Nous pouvons coordonner les congés par service et proposer via l’outil les types de congés à prendre en priorité. En plus, nous disposons de statistiques sur des indicateurs-clés permettant de réaliser un reporting fiable et précis » précise la responsable paie.
« J’étais sceptique quant à la remontée des informations depuis FIGGO vers le logiciel de paie, note M.Reymond, mais je dois reconnaître que cela fonctionne extrêmement bien. Les fiches de paie mentionnent automatiquement et de manière fiable les compteurs des salariés. Cela nous évite de la ressaisie et nous fait gagner beaucoup de temps ! ».

Monsieur Reymond conclut : « nous sommes totalement satisfaits de l’outil que nous souhaitons d’ailleurs développer à l’ensemble du groupe soit aux 6 autres écoles françaises ».